Registre du personnel gratuit Excel : voici un modèle de registre obligatoire à télécharger au bas de cet article. Qu’est-ce que le registre du personnel ? Peut-il être numérique ou dématérialisé ?
En France, la loi impose de tenir certains documents spécifiques relatifs à l’activité de l’entreprise. Parmi ces documents obligatoires, il y a le célèbre registre ou liste du personnel. Précisément, nous mettons à votre disposition dans cet article un registre du personnel gratuit Excel.
Le registre unique du personnel est donc un document obligatoire qui liste les informations sur l’identité, l’activité, mais aussi les dates d’entrée et de sortie de chaque salarié ou stagiaire dans l’entreprise. C’est un document qui garantit la transparence de l’information et la traçabilité concernant le personnel employé, quelque soit son statut.
Les entreprises et les particuliers employeurs doivent tenir ce document dès lors qu’ils embauchent un premier employé.
En cas de contrôle, le registre du personnel doit être présenté. A défaut, son absence est lourdement sanctionnée : jusqu’à 3 750 € d’amende par salarié.
Le document que nous vous proposons est un registre du personnel gratuit Excel, donc numérique et dématérialisé : c’est un petit logiciel très facile à utiliser.
Voici donc un modèle de registre du personnel gratuit Excel.
Registre du personnel gratuit Excel : comment ça marche ?
Le modèle de registre unique du personnel que nous vous proposons répond aux obligations légales.
Il retrace les informations concernant :
- les salariés en CDI ou CDD,
- les apprentis,
- les contrats spécifiques,
- les intérimaires,
- les travailleurs à domicile, saufs s’ils sont embauchés par des particuliers ou des associations et rémunérés en chèques-emploi,
- les travailleurs étrangers,
- les stagiaires.
Remarque : le registre du personnel doit être rempli dans l’ordre des embauches. Un numéro est affecté à chaque salarié. Les informations doivent être saisies dans l’ordre chronologique, et cela de façon indélébile : autrement dit, les informations passées concernant vos salariés ne doivent pas être effacées : chaque ligne du registre doit être conservée.
Que contient le registre du personnel gratuit Excel ?
Le registre du personnel Excel que nous vous proposons de télécharger plus bas est destiné à recevoir les informations suivantes :
- identité du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, etc
- position dans l’entreprise, emplois et qualifications,
- date d’entrée et de sortie de l’entreprise ou de l’organisation,
- type de contrat (CDD, CDI, temps partiel, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, intérim, mise à disposition…),
- pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du document constituant l’autorisation de travail.
Le deuxième onglet du registre Excel concerne les stagiaires, qui font l’objet d’un registre spécifique contenant les informations suivantes : nom et prénom, date de début et de fin du stage, identité du tuteur, et lieu de présence du stagiaire.
Remarque sur le registre du personnel gratuit Excel : Si un même employé est embauché plusieurs fois sous différents contrats, il figurera sur plusieurs lignes du registre du personnel Excel.
A noter que les informations du registre du personnel Excel doivent être conservées durant au moins 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’entreprise.
L’importance de sauvegarder les données
Il est autorisé de tenir un registre du personnel dématérialisé sous format électronique, par exemple Excel : c’est ce que nous vous proposons. Les formats numériques de registres du personnel doivent cependant être protégés par mot de passe.
Nous vous conseillons cependant de procéder à des sauvegardes régulières ou à des impressions papier de votre registre du personnel Excel.
Registre du personnel gratuit Excel : téléchargez-le maintenant
Le modèle de registre du personnel Excel gratuit que nous mettons à votre disposition répond aux règles de sécurité des informations saisies : certaines parties du document sont protégées par un mot de passe.
Cliquez ci-après pour télécharger notre exemple et modèle gratuit de registre du personnel, sous Excel :
Ce document constitue un support facile à imprimer. Tenez à jour régulièrement ce document : c’est une obligation légale !
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