Registre visiteur Excel gratuit à télécharger : voici un exemple de registre des visiteurs pour suivre et contrôler les entrées et sorties dans votre établissement, ou pour tracer les cas contacts en cas d’épidémie. Avec mentions obligatoires !
De nombreuses entreprises, administrations et organisations mettent en place un registre de contrôle des entrées et sorties de visiteurs, ceci afin de tracer et de contrôler les allées et venues dans leurs locaux.
Le plus souvent, le registre visiteur Excel gratuit est disponible à l’accueil et doit être complété manuellement par toute personne qui souhaite entrer dans l’établissement. Parfois même, la carte d’identité ou le passeport des visiteurs est conservé par la personne responsable de l’accueil, jusqu’à la sortie des locaux ; pendant ce temps, le numéro du document d’identité est reporté sur le registre.
La tenue d’un registre des visiteurs présente de nombreux avantages : d’abord, cela permet de responsabiliser les accueillants et les visiteurs sur l’importance d’avoir une raison valable de pénétrer dans l’établissement. Ensuite, cela peut dissuader les personnes qui souhaiteraient pénétrer sans rendez-vous. Par ailleurs, cela permet de disposer d’un historique des entrées et des sorties, consultable en cas de doute, de contrôle ou d’enquête. Enfin, cela permet de dissuader les vols ou encore les pratiques d’espionnage.
Ces dernières années, le registre des visiteurs a trouvé une nouvelle utilité avec la pandémie de Covid-19. Le registre permet alors de noter le passage de chaque personne dans l’établissement, commerce ou restaurant, chacune étant invitée à laisser ses coordonnées e-mail, adresse physique ou téléphone. On parle de « cahier de rappel ». Si un cas de Covid ou un cluster venait à être détecté, il serait alors facile de se reporter au registre pour retrouver l’identité des « cas contact », et de les contacter pour leur demander de faire un test Covid ou de s’isoler.
A noter cependant qu’un tel registre ne peut être conservé que 14 jours, selon la loi.
Voici donc un registre visiteur Excel gratuit à télécharger plus bas.
Vue du registre :
Registre visiteur Excel gratuit : comment ça marche ?
Aujourd’hui, le registre des visiteurs est devenu incontournable pour les organisations, entreprises ou administrations qui accueillent des personnes extérieures : clients, commerciaux, partenaires, visiteurs, touristes, etc.
Le fichier que nous vous proposons consiste en un registre visiteur Excel gratuit ; le document se compose de deux onglets qui respectent le formalisme obligatoire :
- le premier onglet est un registre visiteurs classique, permettant de noter la date, l’identité du visiteur, le n° de son document d’identité, la personne visitée ainsi l’heure d’entrée et de sortie,
- le second onglet présente un registre Covid ou épidémie qui permettra de recueillir les coordonnées de toute personne de passage dans l’établissement, afin de pouvoir éventuellement reprendre contact en cas de cluster détecté.
Ces deux onglets sont déjà paramétrés pour l’impression : vous pouvez donc imprimer autant de pages que vous le souhaitez.
Remarques concernant les données collectées (CNIL)
Voici quelques informations légales et règles à appliquer dans le cadre de la collecte de données sanitaires du registre visiteur Excel gratuit pour la lutte contre la Covid-19 ou toute autre épidémie qui pourrait se déclarer à l’avenir :
- vous n’êtes pas autorisé à procéder à un contrôle d’identité de la personne,
- vous n’avez pas le droit de refuser l’entrée de votre établissement à une personne qui refuserait de livrer ses coordonnées,
- un seul moyen de contact doit être demandé,
- le fichier ne doit pas être utilisé pour autre chose que la recherche de cas-contacts (pas d’utilisation commerciale par exemple),
- des mentions légales doivent figurer sur le document (voir notre exemple à télécharger),
- les données doivent être protégées et stockées à l’abri des regards,
- seul le personnel autorisé doit pouvoir accéder à ces documents.
A présent, il est temps de télécharger votre registre visiteur Excel gratuit.
Registre visiteur Excel gratuit : téléchargez-le maintenant
Cliquez ci-après pour télécharger votre registre visiteurs Excel, c’est gratuit, immédiat et sans inscription :
Utilisez ce document sous format numérique ou papier comme vous l’entendez !
