Tableau gestion des clés Excel gratuit : voici un document qui vous permettra de gérer les clés et trousseaux de clés de vos bâtiments, et de générer facilement des attestations de remise des clés. A télécharger plus bas en 1 clic.
Si vous gérez un bâtiment avec plusieurs accès, ou plusieurs bâtiments utilisés par des personnes différentes, vous aurez besoin de suivre la distribution et l’affectation des clés et des trousseaux aux différents utilisateurs. C’est la raison pour laquelle nous avons conçu ce tableau gestion des clés Excel gratuit.
Qu’il s’agisse d’une collectivité, d’un bâtiment administratif, d’une école, d’un collège, d’un lycée, d’une entreprise, d’une boutique, d’un entrepôt, d’un site industriel, d’un gymnase, d’un complexe sportif ou encore d’un lieu culturel, il est indispensable de bien gérer les accès et les autorisations. Il est important de savoir à qui vous confiez les clés, et vous devez vous assurer que les clés vous reviendront.
D’où l’importance, dans certains cas, de faire signer à l’utilisateur une attestation de remise des clés, qui pourra être accompagnée d’un chèque de caution.
Dans les faits, il est facile de se perdre dans la gestion des clés, et de ne plus savoir qui possède les clés de quoi, ce qui rend possible les accès non autorisés et les vols.
Le document que nous vous proposons de télécharger plus bas est un tableau gestion des clés Excel, gratuit. Très intuitif, simple d’utilisation, il vous permettra d’établir la liste des clés (clés classiques, trousseaux complets, bips de garage…), ainsi que la liste des utilisateurs de clés. Il permet d’affecter chaque clé à un utilisateur, étant entendu qu’un seul et même utilisateur peut bien sûr se voir confier plusieurs clés. Il gère aussi les dates de remise et de retour des clés. Enfin, il vous permettra de générer des attestations de remise des clés contre signature, sous la forme d’une attestation sur l’honneur automatique.
Ainsi, vous gagnerez un temps précieux. Vous ne vous perdrez plus dans la gestion de vos clés et de vos accès : vos bâtiments seront plus sûrs, et vos idées plus claires !
Voici donc un tableau gestion des clés Excel gratuit, avec attestation de remise des clés, à télécharger plus bas.
Tableau gestion des clés Excel gratuit : fonctionnement du document
Ce registre de remise des clés, ou tableau gestion des clés Excel gratuit est particulièrement simple à utiliser.
Il se compose de 4 onglets principaux :
- Le premier onglet est la liste des clés et trousseaux : saisissez ici toutes les clés et trousseaux de votre organisation, ainsi que leur nombre, leur description, leur état ou toute autre remarque importante. A chaque clé ou trousseau est affecté une référence unique, non modifiable (colonne grisée),
- Le deuxième onglet est la liste des utilisateurs, c’est-à-dire des emprunteurs de clés : saisissez les coordonnées complètes de chacun. Dans la partie droite du tableau, après la ligne de séparation noire, affectez les clés aux utilisateurs. Chaque utilisateur peut se voir affecter 20 clés ou trousseaux au maximum. Saisissez aussi les dates de remise et de restitution des clés.
- Le troisième onglet présente un état récapitulatif des clés par utilisateur, automatique. Sélectionnez le nom de l’utilisateur que vous souhaitez et l’état se mettra à jour. Vous pourrez ainsi visualiser quelles clés sont à la disposition de quel utilisateur. L’onglet est déjà paramétré pour l’impression.
- Le quatrième onglet vous permet d’imprimer une attestation de remise des clés automatique. Il vous suffit là encore de sélectionner le nom de l’utilisateur, et l’attestation se mettra à jour. Il ne vous reste plus qu’à l’imprimer et à la faire signer, et éventuellement demander un chèque de caution à votre interlocuteur. L’onglet est paramétré pour l’impression.
Vue de l’onglet de génération d’attestation de remise des clés :
A présent, il est temps de télécharger votre tableau de gestion des clés Excel gratuit !
Tableau gestion des clés Excel : téléchargez-le maintenant
Cliquez ci-après pour télécharger votre tableau gestion des clés Excel, c’est gratuit immédiat et sans inscription :
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