La gestion du temps en création d’entreprise : voici comment planifier, optimiser et gagner en productivité. En quoi la gestion des tâches est-elle un facteur-clé de succès ? Eléments de réflexion.
Créer une entreprise, c’est apprendre à jongler en permanence avec mille idées, mille obligations et mille choses à faire, le temps donnant l’impression de passer trop vite. Il en ressort souvent la désagréable impression que les journées sont trop courtes, ou que l’on en fait jamais trop. Vous l’avez compris, nous voulons introduire l’épineux sujet de la gestion du temps en création d’entreprise.
C’est bien connu, l’organisation et la gestion du temps sont des facteurs clés de succès d’une entreprise. En étant seul maître à bord, l’entrepreneur doit faire preuve d’efficacité au quotidien, sans s’éparpiller, tout en gardant le cap et les idées claires : plus facile à dire qu’à faire…
L’exemple typique est celui de l’artisan qui doit à la fois chercher des clients, répondre aux demandes, prendre les appels, se déplacer pour faire des devis, se rendre au magasin de fournitures, rejoindre les chantiers, réaliser les travaux, se coordonner avec les autres artisans, suivre les paiements, établir ses déclarations et faire sa comptabilité… Il faut le reconnaître, beaucoup d’artisans se retrouvent en difficulté alors même qu’ils sont compétents dans leur domaine d’activité et que les clients sont là. Seuls ceux qui optimisent leur temps de travail arrivent à tirer leur épingle du jeu.
Concrètement, voyons ce qui fait que certains entrepreneurs réussissent à gagner la « bataille du temps », et abordons la problématique de la gestion du temps en création d’entreprise.
La gestion du temps en création d’entreprise : devenir son propre maître du temps
L’entrepreneur qui se lance se raccroche à une idée séduisante : fini les horaires de travail fixe, bonjour la liberté !
Pourtant la plupart des entrepreneurs travaillent énormément, y compris le week-end, ce qui revient à rogner sur des moments clés de la vie personnelle. Cet excès de travail entraîne tôt ou tard de la tension, du stress, de la fatigue et donc une baisse de performance, voire un risque d’accident accru. La gestion du temps en création d’entreprise peut impacter la vie de famille, la vie de couple et même la santé.
En réalité, le temps est le carburant du chef d’entreprise : une ressource précieuse mais limitée, puisqu’il n’y a que 24 heures dans une journée. Le temps passe mais ne se rattrape pas : une journée mal employée se traduira automatiquement par une perte financière.
Mais alors, comment devenir maître de son temps ?
Le temps consacré à l’entreprise doit être productif, et surtout utile, autrement dit avoir du sens.
On connaît la loi de Pareto, ou « règle des 80/20 », selon laquelle 20% du travail produit 80% des résultats. Pris à l’inverse, cela signifie que 80% des tâches sont improductives : il y a donc beaucoup de temps perdu, de tâches stériles dans la vie d’une entreprise.
Dans le cadre de la gestion du temps en création d’entreprise, la première action consistera donc à savoir distinguer entre les tâches utiles (celles qui génèrent des retours, de la notoriété ou du chiffre d’affaires) et celles qui ne le sont pas, le but étant de trouver des moyens de passer de plus en plus de temps sur les premières, et de moins en moins sur les secondes.
Ainsi, devenir maître de son temps consiste à prioriser les tâches importantes, et d’autre part à optimiser et automatiser les tâches qui n’apportent rien sur le plan stratégique, même si elles sont obligatoires.
Le chef d’entreprise lucide sait consacrer un maximum de temps à ce qui est important, par exemple la recherche de clients, l’élaboration d’une offre, d’un devis, ou encore la fabrication d’un produit, bref tout ce qui constitue son « cœur de métier ». En parallèle, il cherchera des solutions pour automatiser ou sous-traiter le reste des tâches, afin de ne pas se laisser polluer.
La gestion du temps en création d’entreprise : faire appel à des personnes compétentes sur leur métier
Beaucoup d’entrepreneurs pensent faire des économies en tenant eux-mêmes leur comptabilité ou en assurant eux-mêmes les livraisons. Ce type de raisonnement mène droit dans le mur : il signifie que le chef d’entreprise n’a pas compris où se situait la véritable valeur de son travail, et donc de son entreprise.
Pourtant, un calcul simple permettrait de se faire une idée : il s’agit de comparer le coût du sous-traitant pour la tâche en question, aux revenus que pourrait générer le même temps passé à une autre tâche cette fois stratégique.
C’est alors que l’on s’aperçoit qu’il vaut mieux faire appel à des personnes compétentes dans leur domaine pour gérer certains aspects de la vie l’entreprise !
A l’extrême, le chef d’entreprise à succès pourra se spécialiser exclusivement sur le type de tâche qu’il maîtrise le mieux, quitte à sous-traiter tout le reste. C’est ainsi que certaines entreprises se concentrent uniquement sur la conception, ou sur la production, ou encore sur la commercialisation. Voilà un bon exemple de gestion du temps en création d’entreprise.
Optimiser son temps : en quoi ça consiste ?
Gestion du temps en création d’entreprise et optimisation des journées : nous avons dit plus haut qu’un entrepreneur n’avait pas intérêt à livrer lui-même ses produits, sauf bien sûr si la logistique constitue son cœur de métier. Mais dans le cas où une tournée de livraison permet aussi de travailler la relation client, de prendre de nouvelles commandes et de récupérer des paiements, alors tout change.
Ce n’est bien sûr qu’un exemple, mais il existe bien des moyens de rendre productif et efficace des tâches qui ne le sont pas au départ. Savoir s’organiser nécessite un peu d’imagination !
Des clés et des outils pour bien gérer son temps
La gestion du temps en création d’entreprise nécessite avant toute chose de savoir planifier : il s’agit de se fixer des objectifs dans le temps et de s’y tenir.
Au quotidien, la liste de tâches et l’agenda sont bien sûr les meilleurs alliés du chef d’entreprise : il est essentiel de tout noter et de se prévoir des rappels pour diminuer la « charge mentale ».
Il s’agit aussi d’automatiser certaines petites tâches du quotidien : par exemple créer une signature d’e-mail, élaborer des réponses pré formatées, instaurer un mode de commande en ligne, partager son agenda, proposer certains documents en téléchargement libre, créer une foire aux questions, concevoir un document sécurisé regroupant tous vos mots de passe, mettre certains sites internet en favoris… autant de petits gestes qui peuvent faire gagner jusqu’à une heure par jour.
Une règle importante concernant la gestion du temps en création d’entreprise : à partir de trois occurrences d’une même tâche, il est indispensable de chercher à la simplifier ou à l’automatiser. De même, apprendre à taper au clavier avec ses dix doigts ou se former sur les logiciels de bureautique tels Excel peut sembler anodin mais se révélera extrêmement profitable.
Enfin, acquérir certains logiciels ou machines adaptées à votre activité pourrait vous permettre de booster votre productivité… et vos revenus.
Par ailleurs, l’entrepreneur à succès prendra soin de se créer des conditions de travail favorables, sans bruit et sans interruption (désactivez les notifications de votre téléphone et désabonnez-vous des newsletters) afin de rester concentré sur le travail en cours.
De même, il est important d’apprendre à dire « non » : ne laissez personne bousculer votre agenda ou vous entrainer dans des actions ou des réunions dont vous ne voyez pas l’intérêt.
Bref, reprenez le contrôle de votre quotidien, il en va de la réussite de votre entreprise !
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