Logiciel réservation hôtel Excel gratuit : voici un calendrier de réservation ou planning d’occupation des chambres à remplir, avec facturation. A télécharger plus bas.

Sur le plan de la gestion commerciale, tenir un hôtel consiste en particulier à prendre des réservations et facturer les clients à leur départ.

Pour ce faire, vous recherchez peut-être un logiciel réservation hôtel Excel gratuit, qui consisterait en un tableau des chambres et des occupations, simple et lisible. Bonne nouvelle, nous avons ce qu’il vous faut !

Tenir un planning de réservation de chambre d’hôtel n’est pas chose aisée. Les réservations proviennent de canaux différents (e-mail, téléphone, plateformes de réservation…) et doivent être compilées dans un document unique qui fera foi, tout en mettant en évidence les risques de surbooking ou double-réservation.

Le logiciel que nous vous proposons de télécharger plus bas vous permettra de visualiser en un clin d’œil le planning d’occupation des chambres : vous pourrez donc facilement accepter ou refuser une réservation, sans risque d’erreur.

Notre logiciel vous permettra concrètement de saisir les réservations ainsi que les coordonnées de vos clients dans une base de données unique.

Mais ce logiciel réservation hôtel Excel va bien plus loin : il vous permet de calculer instantanément le montant du séjour (en fonction de la chambre choisie, de la période et du nombre de nuits) en vue de l’annoncer au client. Surtout, il vous permettra d’éditer la facture en fin de séjour, et cela en un clic, sans qu’il soit nécessaire de ressaisir les informations et les tarifs.

Ce logiciel de réservation Excel convient pour un hôtel de 36 chambres maximum. Sa prise en main est simple et intuitive : nul besoin de compétences en Excel pour le maîtriser.

Entrons dans les détails.

Voici donc un logiciel réservation hôtel Excel gratuit.

Logiciel réservation hôtel Excel gratuit : comment ça marche ?

Ce logiciel réservation hôtel Excel se présente comme un fichier de gestion de chambre hôtel, et pourtant il comporte beaucoup de fonctionnalités poussées, sans pour autant surcharger son utilisation.

Vous serez rapidement conquis par sa simplicité d’utilisation.

Voici les principales consignes d’utilisation.

Logiciel réservation hôtel Excel : saisissez vos paramètres

Dans le premier onglet de l’outil, saisissez vos paramètres une fois pour toutes : nom de votre établissement, adresse, numéro de RCS, nom de vos chambres (ou leur numéro), différents tarifs en fonction des saisons et éventuelles remarques.

Indiquez si vous êtes soumis ou non à la TVA et renseignez les taux de TVA sur le côté du tableau des tarifs (normalement, les taux de TVA indiqués sont corrects pour un établissement français : 10% pour l’hébergement, la restauration et le mini-bar, et 20% pour l’alcool et les produits boutique).

Indiquez aussi la correspondance des mois avec vos saisons tarifaires (indispensable pour le bon fonctionnement du logiciel).

Saisissez vos réservations de chambres

Le planning de réservations figure dans le deuxième onglet de votre logiciel réservation hôtel Excel gratuit. Chaque ligne équivaut à une réservation, identifiée par un numéro unique (en début de colonne).

Saisissez la chambre concernée ou son numéro, la date d’arrivée et de départ du client, les coordonnées du client ainsi que le nombre de voyageurs. Le montant du séjour se calcule automatiquement en colonne L. Complétez avec les montants des prestations complémentaires : restauration, mini-bar, alcool, produits non alimentaires (boutique) et taxe de séjour.

Soignez les informations saisies dans cet onglet, car elles serviront à produire les factures.

Remarques :

Ne tentez pas d’insérer ni de supprimer de ligne.
Pour rechercher un nom ou une date : presser CTRL + F

Consultez le calendrier des réservations de votre hôtel (3ème onglet du logiciel)

Le troisième onglet vous permet de consulter le calendrier des réservations de votre hôtel. Ce calendrier est à jour en fonction de ce que vous avez saisi dans l’onglet précédent.

En rouge apparaissent les nuitées réservées. En violet, les double-réservations (surbooking), à corriger donc.

Logiciel réservation hôtel Excel : l’onglet de facturation

Le quatrième onglet vous fera gagner un temps précieux : il vous permettra d’éditer vos factures en un clic, sans perdre de temps.

Choisissez dans la case bleue en tête de cet onglet le numéro de la réservation concernée, et la facture se mettra automatiquement à jour. N’hésitez pas à modifier les informations dans la base (deuxième onglet) si des informations erronées s’affichent.

Les factures sont prêtes à l’impression. Ajoutez votre logo ou personnalisez la trame de facture comme vous l’entendez.

Enfin l’onglet suivant vous offrira quelques analyses chiffrées sur votre activité, bien utiles pour savoir où vous en êtes.

Appropriez-vous le logiciel de réservation hôtelière

Après avoir téléchargé le logiciel, nous vous conseillons de prendre quelques minutes pour vous l’approprier. Saisissez des réservations fictives, vérifiez leur apparition dans le planning, modifiez-les, effacez-les… Tentez de faire un surbooking puis de le corriger.

Une fois que vous serez parfaitement à l’aise avec l’outil (normalement au bout de 10 minutes), adoptez-le pour votre hôtel.

Quelques conseils pour bien utiliser ce document :

sauvegardez régulièrement vos données, en faisant des copies du document placées en lieu sûr,
nous vous conseillons de repartir d’un logiciel vierge chaque début de saison afin de ne pas surcharger le fichier.

A présent, il est temps de télécharger votre logiciel hôtel Excel gratuit !

Logiciel réservation hôtel Excel gratuit : téléchargez-le maintenant

Cliquez ci-après pour télécharger votre logiciel réservation hôtel Excel, c’est immédiat, sans inscription et gratuit :

Logiciel réservation hotel Excel gratuitTélécharger

Le fichier est assez lourd, soyez patient…

Extrait du logiciel :

logiciel réservation facturation hotel excel gratuit

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