Tableau d’archivage Excel : modèle gratuit à télécharger dans cet article. Voici un petit logiciel facile à prendre en main pour classer et gérer vos documents et vos archives, sur tableur. Hyper utile !
La gestion des archives est un casse-tête pour beaucoup d’organisations, qui croulent sous le poids des documents à conserver, qu’ils soient numériques ou qu’il s’agisse de dossiers physiques.
La plupart des professions conservent au moins 10 ans leurs documents et ceux de leurs clients ou partenaires, ceci pour des raisons juridiques et de sécurité. Certains types de documents doivent être conservés indéfiniment du fait de leur valeur ou de leur importance.
Les grandes entreprises, les institutions financières, les sociétés intervenant dans des secteurs sensibles, les cabinets juridiques, les administrations, les cliniques, les hôpitaux ou encore les établissements d’enseignement sont les organisations qui brassent le plus de documents. Elles sont parfois recours à des logiciels de gestion d’archive coûteux et difficile à prendre en main, alors qu’un petit logiciel Excel pourrait très bien faire l’affaire.
Pour vous aider dans la gestion de vos documents, nous avons conçu un tableau d’archivage Excel particulièrement pratique, accessible plus bas sans inscription. Ce petit logiciel vous permettra potentiellement de gérer des dizaines de milliers de documents d’archive dans une base de données, et de les retrouver facilement, tout en ayant accès à leurs caractéristiques essentielles.
Voici donc un tableau d’archivage Excel : modèle gratuit à télécharger.
Tableau d’archivage Excel : modèle gratuit à télécharger ici
Cliquez ci-après pour télécharger votre tableau d’archivage Excel modèle gratuit, c’est sans inscription et immédiat :
Même si l’utilisation de ce document est simple et intuitive, nous vous conseillons de lire ce qui suit avant de commencer à utiliser notre petit logiciel de gestion d’archives.
Tableau d’archivage Excel : quelques explications
Le tableau d’archivage Excel que vous vous proposons se présente sous la forme d’un document contenant plusieurs onglets :
- dans le premier onglet, indiquez vos paramètres essentiels, notamment le mode de construction du code unique des documents (système de numérotage), les différentes catégories de documents, la durée de leur conservation en nombre d’années ainsi que les types de documents, par exemple papier, dossier entier ou document numérique,
- dans le deuxième onglet, vous allez pouvoir compléter la base de données dans laquelle seront notés tous vos documents ou archivages. Une ligne = un document. Complétez rigoureusement l’ensemble des colonnes, ce qui facilitera les recherches : numéro, date, catégorie, type, titre, auteur, année, description, mots-clés, emplacement, autorisation d’accès, durée de conservation, état du document et autres remarques…
- pour effectuer une recherche dans cette base de données du tableau d’archivage Excel, appuyez simultanément sur les touches CTRL et F de votre clavier : une boîte de dialogue s’ouvre, dans laquelle vous pourrez entrer les mots-clés décisifs pour retrouver ce qui vous intéresse,
- le troisième onglet, non modifiable, fournit des statistiques concernant les documents présents dans la base de données.
Confiez la gestion de ce document à un(e) assistant(e) administratif(ve) afin qu’il ou elle puisse alimenter avec rigueur et régularité la base de données. Ce document peut bien sûr être partagé.
Il s’agit d’un document qui peut revêtir un côté sensible en fonction de votre secteur d’activité : nous vous conseillons de le protéger par mot de passe et de le sauvegarder selon une procédure stricte et connue des principaux utilisateurs.
D’autres modèles de documents administratifs pour vous
Au-delà de ce tableau d’archivage Excel, nous vous proposons dans les différentes catégories de ce site des modèles de documents relatifs à tous les aspects de l’organisation, notamment administratifs. Voici quelques exemples de documents à télécharger :
