Fichier client Excel : modèle gratuit. Voici un exemple de base client à télécharger en un clic. Idéal pour gérer vos aspects commerciaux et organiser votre prospection.
Le fichier client est un incontournable de la gestion de la relation client (ou CRM : customer relationship management). C’est un document phare notamment parce qu’il fait la valeur de l’entreprise : chaque client constitue en effet un potentiel de chiffre d’affaires futur, du moins s’il est fidélisé.
Le fichier client Excel rassemble le nom, les coordonnées et les caractéristiques des clients, mais dire cela est loin d’être suffisant. En effet, une base client de qualité se caractérise d’abord par la fraicheur des données : elle n’a d’intérêt que si les informations sont réellement à jour. Il s’agit en particulier de savoir si les clients sont réellement actifs ou non. Un fichier client qui présenterait des milliers de noms mais pour la plupart inactifs n’aurait que peut d’intérêt et peu de valeur.
Ensuite, les données doivent êtres précises, complètes et pertinentes. Une simple liste de noms, d’adresses et de numéros de téléphone est insuffisante : il faudra notamment collecter des informations sur les attentes des clients, leurs habitudes, leurs demandes, leurs caractéristiques, leur potentiel, etc.
Ainsi, un fichier client n’est pas qu’un répertoire d’adresses ou de numéros de téléphone ; c’est un véritable outil de travail qui doit aider au suivi de la relation client, sur le long terme, et qui doit permettre de gagner du temps. Il s’en suit que chaque entreprise doit adapter son fichier client en fonction de ses caractéristiques, des produits qu’elle propose mais aussi de ses ambitions.
En fait, le fichier client doit être le reflet de la stratégie commerciale de l’organisation : il doit permettre sa mise en oeuvre.
D’autre part, le fichier client peut aussi servir de fichier de prospection, le prospect pouvant être considéré comme un futur client ou un client « en puissance » ; il sera alors utile d’indiquer en face de chaque ligne le type de relation engagée (à rencontrer, à convaincre, à revoir, client effectif, client perdu, etc) et l’historique. Le fichier constitue alors la mémoire de la relation client.
Si vous cherchez un modèle de fichier client Excel à télécharger et à imprimer, vous êtes au bon endroit. Ce document très simple vous permettra de gérer votre clientèle et constituera la valeur de votre entreprise.
Remarque : du fait de son importance, le fichier client ou prospect doit faire l’objet d’une sauvegarde régulière et d’une protection contre les intrusions.
Voici donc un modèle de fichier client Excel gratuit, à télécharger en un clic.
Fichier client Excel : présentation du modèle gratuit
Comment créer un fichier client Excel ? Il est très simple d’établir un tableau type base de données clients sur Excel, mais un peu plus compliqué d’élaborer un fichier qui permette ensuite d’éditer des statistiques ou des fiches client automatiques. En effet, le fichier client n’est pas un outil d’archivage, mais bien un outil de travail qui doit permettre de suivre et d’améliorer la relation client.
Heureusement, nous avons conçu un exemple base de données clients Excel, à télécharger plus bas.
Le document comporte deux onglets principaux :
> Le premier onglet constitue la base de données clients à compléter. La première colonne attribue un numéro automatique (non modifiable) à chaque client ou prospect. Les colonnes suivantes sont à compléter :
- Client ou prospect ? (sélectionner dans la liste déroulante)
- Société
- Nom
- Prénom
- Adresse
- Date de naissance
- Téléphone
- Date dernière visite
- Origine du client
- Type de client
- Produits préférés
- Dernière commande
- Habitudes
- Zone géographique
- Préférences d’accueil
- Vie privée, évènements à connaître
- Autres remarques importantes
A noter que vous pouvez changer l’intitulé des colonnes.
> Le deuxième onglet du fichier client Excel est une fiche client automatique, destinée à être consultée ou imprimée. Il vous suffit de sélectionner le numéro du client concerné dans la cellule bleue, et l’ensemble des données de la fiche se mettent à jour. N’intervenez pas directement sur la fiche ; si vous souhaitez corriger des données, intervenez directement dans la base clients (premier onglet).
Remarques :
- dans le 1er onglet, utilisez la touche de raccourci Ctrl+F pour rechercher plus rapidement un client,
- utilisez les filtres (ruban Données, Filtrer) pour trier vos clients par type, par catégorie, etc.
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Grâce à ce fichier client, vous pourrez améliorer votre suivi de clientèle, envoyer des promotions (mailings) ou des invitations à des évènements, fidéliser, etc.
Extraits du document à télécharger :
Fichier client Excel, base de données : que dit la loi ?
Créer et exploiter un fichier client Excel (ou autre logiciel) nécessite de connaître certaines obligations :
- il est obligatoire de déclarer l’existence de votre fichier auprès de la CNIL. Beaucoup d’entreprises ne le font pas, ce qui peut poser problème en cas de plainte, par exemple suite à du SPAM,
- rappelons qu’il est strictement interdit de collecter des données de type racial.
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