Comment créer une liste déroulante sur Excel ? Voici un exemple de validation des données sous forme de liste, à télécharger gratuitement en un clic.
Comment créer une liste déroulante Excel ? Sur tableur, il est possible de créer des listes de choix déroulantes, par exemple pour faciliter la saisie dans un formulaire. Ainsi, l’utilisateur peut choisir dans la liste la donnée qu’il veut voir affichée.
La fonctionnalité liste de choix Excel comporte des avantages :
- la saisie est plus rapide et plus simple,
- l’affichage de la donnée est standardisé,
- le risque d’erreur à la saisie disparaît.
C’est pourquoi les données choisies dans les listes déroulantes peuvent servir de base sûre pour le calcul de formules, l’utilisation de filtres, ou encore la construction de tableaux croisés dynamiques à partir d’une base de données.
Par exemple, la liste déroulante peut permettre de choisir un jour de la semaine, un mois de l’année, une catégorie ou un thème… On trouve aussi le type de liste déroulante OUI NON Excel.
Créer une liste déroulante à choix multiple est assez simple : il faut passer par le ruban Données puis Validation des données.
Mais il faut d’abord que vos données sources (c’est-à-dire les données qui vont constituer les différents éléments de votre liste) soient prêtes. Ces données source peuvent figurer sur la même feuille, ou sur un autre onglet. Vous pourrez ultérieurement dissimuler ces données sources si vous le souhaitez, par exemple en masquant les lignes ou l’onglet concerné.
Remarque : une fois la liste déroulante créée au niveau de la cellule concernée, celle-ci sera limitée en terme de saisie. Autrement dit, il ne sera possible que de sélectionner une donnée de la liste, ou de saisir une donnée égale à l’une de celles comprises dans la liste. Toute tentative de saisie d’un autre type de donné se soldera par un message d’erreur : « cette valeur ne correspond pas aux restrictions de validation des données pour cette cellule ». Nous verrons plus loin comment modifier ce message.
Voici comment créer une liste déroulante sur Excel.
Comment créer une liste déroulante sur Excel ? Méthode simple
Tout d’abord, et si ce n’est pas déjà fait, créez dans un coin de votre document la liste des éléments qui devront s’afficher dans votre liste déroulante. Vous pourrez ensuite cacher ces éléments, par exemple en masquant les lignes concernées.
A présent, voici la procédure pour créer une liste déroulante dans Excel :
- dans le ruban Données, choisir Validation des données,
- dans la liste de choix des critères d’évaluation, choisissez d’autoriser Liste,
- sélectionnez ensuite les données sources en cliquant sur la petite flèche de la barre Source,
- sélectionnez alors l’ensemble des données qui devront constituer les choix de votre liste,
- recliquez sur la petite flèche de la barre de dialogue,
- puis cliquez sur OK.
Illustration – créer une liste déroulante Excel :
Modifier une liste déroulante Excel
Si vous souhaitez modifier la liste déroulante, ou changer le message qui apparaît en cas d’erreur de saisie, retournez dans la boîte de dialogue Validation des données.
A noter que dans le sous-onglet Alerte d’erreur, vous pouvez modifier le message d’erreur, son titre et son contenu, mais aussi envoyer un simple Avertissement ou une Information à l’utilisateur plutôt que de stopper la saisie.
Illustration :
Liste déroulante Excel avec couleur
Il est tout à fait possible d’affecter une couleur automatique à des données sélectionnées dans une liste déroulante Excel. Pour cela, vous devez définir une série de règles de Mise en forme conditionnelle au sein de la cellule :
- sélectionnez la cellule où se trouve la liste déroulante,
- dans le ruban Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle puis sur Règles de mise en surbrillance des cellules,
- puis choisissez Egal à,
- saisissez la donnée pour laquelle la mise en forme doit être appliquée, ainsi que le type de mise en forme que vous souhaitez appliquer dans ce cas précis (par exemple fond rouge et texte noir),
- répétez l’opération autant de fois que de couples donnée / mise en forme.
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Un exemple à télécharger
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Un exemple de quizz Excel à liste de choix
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