Gestion d’archives Excel : voici un logiciel d’archivage simple, efficace et gratuit, sur tableur. Vous pourrez classer et retrouver vos documents pour une gestion documentaire optimale ! A télécharger plus bas en un clic.
L’archivage des documents fait partie de la GED, ou « gestion électronique des documents ». Il s’agit d’automatiser le classement des documents à travers des solutions informatiques sur mesure à destination des entreprises, des associations, des collectivités ou de tout autre type d’organisation.
Le but : gagner du temps, éviter la perte de documents, faciliter les recherches et favoriser le travail de mémoire (documents historiques notamment).
La GED peut se doubler d’une numérisation des documents pour un accès totalement informatisé (et/ou en ligne), mais ce n’est pas l’objet du logiciel gestion d’archives Excel que nous vous proposons dans cet article.
Le logiciel GED Excel que nous vous invitons à télécharger plus bas fonctionne comme un tableau d’archivage : vous devrez y inscrire vos documents (numéro de référence, nom, description, type, endroit où l’on peut le retrouver et le consulter…) pour ensuite pouvoir les retrouver à tout moment.
Voici donc un logiciel de gestion d’archives Excel, disponible gratuitement plus bas.
Gestion d’archives Excel : présentation du logiciel
Vous avez toujours rêvé d’instaurer un suivi document sur Excel ? Bonne nouvelle, nous avons le modèle de document qui pourrait parfaitement vous convenir !
Excel est un logiciel particulièrement adapté à la gestion d’archives puisqu’il est facile de créer une base de données documentaire. En théorie, Excel peut gérer 1 million de documents, puisque chaque onglet comporte plus d’un million de lignes. Mais nous vous recommandons d’utiliser ce logiciel pour des volumes d’archives raisonnables, par exemple ceux d’une PME, d’une mairie ou d’une collectivité locale.
Le document gestion d’archives Excel comporte trois onglets :
- dans le premier onglet, définissez vos paramètres : noms des catégories et types de documents notamment, ainsi que durée de conservation,
- dans le second onglet, complétez la base de données : chaque ligne correspond à un document. Pour chacun d’entre eux, saisissez :
- le numéro de référence du document,
- la date d’entrée (pressez simultanément les touches CTRL et point-virgule pour afficher la date du jour),
- la catégorie du document (son thème),
- le type de document (papier, livre, registre, clé usb, objet…),
- le titre du document,
- l’auteur (personne ou entité),
- la date du document (si connue),
- l’année du document (automatique en fonction de la date saisie dans la colonne qui précède),
- la description (contenu, personnes concernées…),
- les mots-clés,
- l’endroit où l’on peut retrouver le document : bâtiment, pièce d’archivage, rayon, boîte…
- les autorisations d’accès,
- la durée de conservation en années,
- d’éventuelles remarques sur l’état de conservation du document,
- dans le troisième onglet, quelques statistiques apparaissent sur le nombre de vos documents gérés.
Vous pouvez aussi rajouter des colonnes ou les adapter comme bon vous semble : c’est tout l’avantage d’Excel.
Gestion d’archives Excel : comment faire une recherche dans la base de données documentaire ?
Il existe deux manières de rechercher un document dans la base de données (second onglet du logiciel) :
- la première consiste à utiliser la fonction « Rechercher » d’Excel : pour cela, pressez simultanément sur les touches CTRL et la lettre F. La fenêtre de recherche s’ouvre : saisissez alors un mot-clé et appuyez sur Entrée,
- la deuxième consiste à utiliser les filtres : cliquez sur les petites flèches dans les intitulés de colonne et saisissez vos critères.
Il est aussi possible de mixer les deux méthodes, pour des résultats encore plus pertinents.
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Extrait du document à télécharger :
Modèles de documents complémentaires
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- un tableau de suivi des dossiers administratifs sur Excel
- un modèle de gestion de bibliothèque sur Excel
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