Gestion documentaire Excel : voici un modèle idéal pour gérer les documents et ressources au sein de votre organisation. Ce document est accessible gratuitement en un simple clic.
Un outil de gestion documentaire est, comme son nom l’indique, une solution de gestion des documents, c’est-à-dire un logiciel ou une plateforme conçue pour faciliter la création, le stockage, la recherche, la gestion et le partage de documents au sein d’une entreprise, d’une administration, d’une association ou de toute autre type d’organisation ayant à gérer un grand nombre de références.
Ce type d’outil est utilisé pour organiser efficacement les documents numériques ou physiques, afin de permettre aux utilisateurs de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
Il existe bien des solutions de gestion documentaire, plus ou moins perfectionnées, plus ou moins coûteuses. Mais dans 90% des cas, on s’aperçoit que l’organisation a simplement besoin d’un fichier pour classer ses documents. Ce fichier peut être conçu sur Excel, et pour peu qu’il soit correctement présenté, partagé et sauvegardé régulièrement, il sera suffisamment efficace.
C’est la raison pour laquelle nous avons conçu de modèle de gestion documentaire Excel gratuit, accessible plus bas, librement téléchargeable, et facile à adapter en fonction des besoins de votre structure. Pourquoi s’en priver ?
Voici donc un modèle de gestion documentaire Excel, modèle idéal à télécharger.
Gestion documentaire Excel : téléchargez votre modèle gratuit
Cliquez ci-après pour télécharger votre modèle de gestion documentaire Excel, c’est gratuit et sans inscription préalable :
Comment utiliser ce document ?
C’est très simple. Le document se compose de trois onglets principaux :
- dans le premier onglet, entrez vos paramètres : définissez vos catégories de documents, éventuellement la durée de conservation, les types de documents concernés, mais aussi un mode de construction du numéro de référence de chaque document. En effet, chacun d’entre eux devra porter un numéro unique qui facilitera son identification,
- dans le deuxième onglet (base de données), saisissez l’ensemble de vos documents en commençant par le numéro de référence, la catégorie, le type, le titre du document, l’auteur, la date, l’année, la description, les mots-clés, l’emplacement du document, les autorisations d’accès, etc,
- enfin, dans le troisième onglet, vous pourrez consulter des statistiques concernant vos documents, notamment le nombre de documents listés dans la base.
Pour effectuer une recherche dans la base (deuxième onglet), appuyez simultanément sur les touches CTRL et F pour ouvrir la boîte de dialogue Excel « Recherche ».
Ce logiciel de gestion documentaire Excel, ou de gestion d’archives, nécessite rigueur et professionnalisme : tenez-le à jour régulièrement !
Gestion documentaire Excel : explications
La réussite d’une gestion documentaire Excel repose sur plusieurs éléments :
- le document de GED, particulièrement sensible en terme d’informations qu’il contient, doit être protégé par un mot de passe, accessible à distance par les personnes autorisées, dont la liste doit être connue,
- le système de numérotation doit être simple et compréhensible,
- l’emplacement des documents doit être clair. S’il s’agit de documents numériques, un système de liens peut être mis en place,
- la description des documents doit être complète : travail fastidieux, mais qui permettra l’efficacité du logiciel,
- prévoir aussi éventuellement une gestion des versions des documents les plus importants.
Le logiciel de gestion documentaire Excel GED que nous avons conçu est personnalisable : faites-en l’outil idéal pour votre organisation.
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