Lettre relance impayé Word modèle gratuit, persuasif et efficace. Voici un exemple de rappel pour les clients ayant oublié de régler leur facture. A télécharger plus bas en un simple clic.
Tous les entrepreneurs le savent : réaliser des ventes est une bonne chose, mais encaisser l’argent de ces ventes est mieux. D’où l’utilité de cette lettre relance impayé Word modèle gratuit.
Cette question délicate introduit la question des paiements en retard et des impayés, notamment si vous travaillez en BtoB, c’est-à-dire en lien avec des clients professionnels, bien que certains clients particuliers puissent aussi se révéler être des payeurs récalcitrants.
Un paiement en retard ou un impayé est très mauvais pour votre entreprise et pour votre besoin en fonds de roulement : c’est de l’argent « dehors », qui pèse sur votre trésorerie, et qui peut donc mettre vos finances en péril.
Pour réduire les délais de paiement et limiter le risque d’impayé, les pratiques suivantes sont conseillées :
- envoyer la facture sans tarder après la livraison, la réalisation des travaux ou la prestation,
- bien mentionner la date limite de paiement sur la facture,
- indiquer le taux d’intérêt applicable en cas de retard,
- relancer par courrier sans attendre et régulièrement en cas de retard (voir la procédure plus bas),
- récupérer les informations bancaires du client lors de l’ouverture du dossier client : RIB, chèque barré, mandat de prélèvement, etc. Le fait de disposer des coordonnées bancaires du client permettra d’accélérer la procédure de saisie sur les comptes par huissier en cas d’injonction de payer prononcée par le tribunal,
- former et sensibiliser la force commerciale (attention toutefois à ne pas mettre les commerciaux en situation délicate vis-à-vis de leurs propres clients),
- nommer une personne à la gestion des impayés en cas de volume important,
- privilégier la négociation et l’échelonnement des dettes en cas de problème financier côté client.
L’envoi de courriers de relance est un passage obligé, c’est la raison pour laquelle nous mettons à votre disposition dans cet article une lettre relance impayé Word modèle gratuit.
Mais n’hésitez pas à décrocher votre téléphone pour savoir ce qui cloche : le dialogue est souvent la meilleure solution aux problèmes de paiement.
Il conviendra aussi de connaître les véritables raisons pour lesquelles votre interlocuteur ne vous paie pas : mauvaise foi, simulation d’oubli, volonté d’attendre le plus possible, ou véritable problème financier.
Voici donc une lettre relance impayé Word modèle gratuit à télécharger en un clic.
Lettre relance impayé Word modèle gratuit : présentation
Avant d’aborder la lettre relance impayé Word modèle gratuit, il est indispensable que vous mettiez en place une procédure claire pour la gestion des paiements en retard et des relances, par exemple :
- premier courrier de relance 8 jours après la date d’échéance,
- deuxième courrier 15 jours après la date d’échéance,
- troisième courrier en recommandé avec A/R (mise en demeure) 25 jours après la date d’échéance,
- on peut considérer que le paiement devient litigieux 30 jours après l’échéance : on peut alors déclencher la procédure d’injonction de payer auprès du tribunal de commerce.
Pour vous aider dans la gestion de ces différentes phases, vous mettons à votre disposition une lettre relance impayé Word modèle gratuit, à télécharger plus bas.
Voici le texte contenu dans le modèle :
Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture dont les détails figurent ci-dessous ne nous est pas parvenu :
Numéro de facture :
Montant TTC :
Date de facture :
Date d’échéance :Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, un duplicata de cette facture.
Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette relance.
Vous remerciant de faire le nécessaire, et restant à votre entière disposition pour toute éventuelle question, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Bien sûr, ce courrier sera à adapter en fonction de vos besoins et habitudes.
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Lettre relance impayé Word modèle gratuit : téléchargez-la maintenant
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