Tableau Excel note de frais gratuit : voici un modèle avec TVA, idéal pour vous faire rembourser vos repas, kilomètres, taxi, billets de train ou d’avion, chambres d’hôtel, etc.
Que vous soyez employé, commercial, agent de collectivité ou chef d’entreprise, vous avez certainement besoin d’un document de gestion de notes de frais. Bonne nouvelle, nous avons conçu un modèle de tableau Excel note de frais avec TVA, entièrement automatisé au niveau de la mise à jour du calendrier, et facile à utiliser. Profitez-en !
Pour rappel, la loi impose de réaliser un état des dépenses réalisées pour le compte de l’entreprise ou de l’organisation (repas, déplacements, hébergements, etc), et susceptibles d’ouvrir droit à un remboursement. Une note de frais se présente le plus souvent sous la forme d’un tableau mensuel qui fait état des frais (montants chiffrés) par grande catégorie de dépense.
Petit rappel de la législation. Pour être acceptées, les frais doivent être :
- faits dans l’intérêt et pour le compte de l’organisation,
- accompagnés de justificatifs (tickets de caisse, notes, factures ou tout autre type de justificatif),
- raisonnables.
Si vous avez invité une personne pour déjeuner et que vous avez pris en charge le repas, vous devrez noter son nom sur le ticket justificatif et/ou sur votre tableau note de frais Excel. Bien entendu, cette personne doit être un client, un fournisseur, un prospect ou un partenaire.
De même, les frais liés à l’hôtel ou à l’hébergement ne seront remboursés qui s’il est jugé difficile ou impossible de regagner son domicile la veille. Concrètement, le lieu d’hébergement doit se trouver à plus de 50 kilomètres ou nécessiter plus d’une heure trente de transport.
Enfin, les frais de déplacement ne doivent pas tenir compte des trajets entre le domicile et le lieu de travail : ces trajets ne sont pas remboursés.
Voici donc un tableau Excel note de frais gratuit.
Tableau Excel note de frais gratuit : fonctionnement
L’outil que nous vous proposons est un exemple d’automatisation note de frais Excel.
Le document comporte un onglet pour chaque mois. En tête de chaque onglet, dans les cases bleues, sélectionnez dans la liste déroulante le mois concerné ainsi que l’année : ces choix permettront de mettre à jour automatiquement le calendrier du mois : la correspondance date / jour de semaine s’établit et les jours de week-end se mettent en grisé pour plus de lisibilité.
Toujours dans les cases bleues, complétez votre nom ainsi que l’indemnité de remboursement kilométrique (par exemple 0,45 € du km), si applicable.
Remplissez ensuite le tableau au jour le jour en commençant par le descriptif (par exemple le lieu de déplacement), puis le nombre de kilomètres parcourus (si vous êtes aux frais km) ainsi que vos diverses dépenses : transport en commun, train, essence, parking, péages, repas, hôtel, affranchissements, et autres.
Complétez la dernière colonne si vous souhaitez mettre en valeur la TVA.
En bas du tableau Excel note de frais gratuit, des totaux apparaissent : nombre de km parcourus, et somme par type de dépense.
Enfin, le dernier onglet du document est un état récapitulatif de vos notes de frais : vous y trouverez vos totaux mois par mois par type de dépense. Cet onglet entièrement automatique est non modifiable.
Remarque : pour le bon fonctionnement du document, certaines données sont bloquées. Ne tentez pas d’insérer de ligne ou de colonne, sauf si vous avez une bonne maîtrise d’Excel.
A présent, il est temps de télécharger votre tableau Excel note de frais gratuit.
Tableau Excel note de frais gratuit : téléchargez-le maintenant
Cliquez ci-après pour télécharger votre tableau Excel note de frais gratuit, c’est immédiat et sans inscription :
Extrait du document à télécharger :
Bien évidemment, il faudra faire preuve de rigueur lors du remplissage de ce tableau. Il est recommandé de le tenir à jour régulièrement, tout en rassemblant les justificatifs dans une enveloppe par mois. En cas de contrôle, vous devrez vous montrer irréprochable.
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